Software SGSL
Securengineering® UNICO non solo un SGSL ma un Metodo
La versione di SE® UNICO, aggiornata al D.Lgs. 81/08, supporta l’interazione delle figure coinvolte nella sicurezza consentendo, non solo una corretta gestione delle attività, ma permettendone anche l’individuazione delle criticità in modo da poter migliorare le capacità dell’impresa nel rispetto delle norme igienico sanitarie e di sicurezza.
L’approccio analitico che viene utilizzato nell’affrontare le problematiche porta inoltre a perseguire in ogni caso specifico le soluzioni più adeguate da mettere in atto: infatti, attingendo alle banche dati create con l’inserimento progressivo delle informazioni, SE® è in grado poi di elaborare automaticamente statistiche, grafici, diagrammi con cui giungere ad una corretta ed approfondita lettura del contesto in tempo reale e consentire così il miglioramento delle condizioni di lavoro. SE® UNICO è un potente strumento di monitoraggio, previsione e valutazione dei rischi dei luoghi di lavoro, rappresenta anche un mezzo di archiviazione, analisi, ricerca dei dati che riguardano le attività, con la possibilità d’inserimento di interi documenti in formato digitale, quali foto/filmati, certificati, attestati, permessi, autorizzazioni, ecc. con potenzialità praticamente illimitate, basate su database aperti e check list di controllo. Il suo utilizzo consente quindi un continuo e puntuale screening dell’andamento e dei cambiamenti, in riferimento alle lavorazioni, alle lavoratrici e ai lavoratori, ai mezzi disponibili, alle imprese esterne, ecc...
L’inserimento dei dati e il loro aggiornamento permette inoltre la simultanea creazione, stampa ed archiviazione di verbali, comunicazioni, scadenziari, ecc...
SE® UNICO può inoltre fornire una aggiornata raccolta normativa di riferimento, da poter consultare ed eventualmente riportare nei verbali nella fase di redazione. In questo senso quindi il sistema semplifica e potenzia ogni attività, rendendole quanto mai scientifiche e metodiche, favorendo il controllo degli adempimenti, gestendo in maniera semplice ed intuitiva l’intero flusso di informazioni.
La capacità, inoltre, del programma di analizzare i dati in forma statistica, permetterà di formulare valutazioni su elementi oggettivi, ed in base ad indicatori prestabiliti, si attiveranno le azioni necessarie alla riduzione dei livelli di rischio connessi con le lavorazioni, venendosi così ad esaltare la forza del metodo. Si evidenzia l’utilità che riveste questo tipo di gestione in quanto consente non solo una lettura nel tempo di tutta l’evoluzione della attività, distinta nelle sue eventuali sottounità, del turn over del personale, delle modifiche degli impianti, dei cambiamenti dei macchinari, dell’approfondimento formativo, ma l’implementazione del software SE® allo stesso tempo consente alle figure che si possono avvicendare nel tempo alla gestione delle varie problematiche, per le rispettive consulenze e competenze, di entrare nella contestualità dei ruoli con rapidità ed immediata efficacia, avendo la possibilità di consultare il quadro completo della gestione. Per gli aspetti programmatici di acquisti, di interventi, ecc. invece le risultanze statistiche e l’elencazione delle problematiche individuate nei verbali e codificate per argomenti, consentono di fornire i dati necessari, basati su elementi inconfutabili.
Con la massima rapidità sono attivabili tutte le funzioni previste, ed il programma permette l’implementazione dei dati a più soggetti, che possono accedere con apposita chiave, fornita dall'amministratore, anche contemporaneamente, interessati dalle problematiche e che per l’attività possono rivestire ruoli diversi. Il codice personale lascerà traccia delle modifiche ed aggiornamenti apportati dai singoli operatori.ll software SE® UNICO, infatti, può essere utilizzato agevolmente ed in modo sicuro all'interno di una rete locale LAN. La banca dati principale, in questa ipotesi di struttura, sarà contenuta in un PC Server al quale potranno connettersi gli altri PC Client sui quali dovrà essere installata una copia del software. L'utilizzo del programma può avvenire contemporaneamente da tutti i PC mediante un accesso condiviso. Grazie alla struttura con la quale è stato realizzato il software, ovvero quella dei classici database relazionali, i dati potranno essere inseriti, aggiornati o modificati da tutti i PC connessi con il server principale, senza pericoli di sovrascritture o perdita di informazioni; l'inserimento e la memorizzazione dei dati avviene contestualmente alla scrittura da parte dell'utente garantendo la tutela degli stessi. Aprendo il menu principale si ha già una prima visione della logica fondamentale con cui è stato creato il software, evidenziando da una parte l’attenzione rivolta verso la gestione delle informazioni relative alle attività svolte, dall’altra la capacità di creare un continuo screening delle stesse (Verifica scadenze), per giungere, per ultima, ad una parte di analisi, prescrizione ed archiviazione dei dati immessi (Comunicazioni, Visualizza verbali, Analisi dati). Attivando la sezione specifica dell'azienda, si permette l’accesso a tutte le funzioni di gestione della cosiddetta “Unità produttiva”, con la possibilità di creare le anagrafiche, visualizzare i nominativi delle squadre di emergenza operativi, di esaminare documenti, verificare scadenze, gestire comunicazioni, indire riunioni, ecc...
Il software permette di individuare in sottounità, le possibili aree o luoghi di lavoro distinti con ragione sociale propria, e in tale senso si potranno distinguere i dati relativi di tipo documentale o del personale e macchine, il piano di evacuazione, il programma delle prove d’emergenza, le verifiche di conformità degli impianti elettrici, le verifiche di messa a terra, verifica dei parafulmini eventualmente presenti, il DVR, l’esposizione al rumore e vibrazioni, il rischio chimico, ecc. ed inoltre permette di visualizzare ed aggiornare lo scadenzario delle attività. L’immagazzinamento in fase iniziale di questa serie di informazioni, mette infatti in grado il software di indicare le scadenze di tutti i documenti sopra menzionati preavvisando con anticipo l’avvicinarsi delle date. Peculiarità del programma è quella di permettere la creazione dei verbali di sopralluogo e di riunione, propri dell’attività del RSPP, mediante una procedura semplice ma estremamente dettagliata. Per la prima funzione di verbalizzazione, si ha la possibilità di annotare tutte le anomalie, carenze o non conformità, riscontrabili per gli aspetti strutturali, impiantistici, igienici, sulle macchie ed attrezzature, sulle procedure o sull’uso dei DPI, distinguendo una prima parte che permette di identificare la visita mediante il luogo (edificio, area, reparto, stanza, ecc.), la data ed il numero di verbale o il lavoratore al quale fare riferimento per la singola rilevazione. In questo contesto un’altra parte del verbale invece riguarda più strettamente la redazione stessa, con l’inserimento delle non conformità (o contestazioni) rilevate ed il conseguente eventuale riferimento normativo, da estrarre in maniera automatica dalla banca dati, oltre alla possibilità di individuare il corrispondente regime sanzionatorio; contestualmente è possibile riportare eventuali allegati multimediali. A termine delle operazioni si può accedere all’anteprima del verbale (componi verbale) e all’anteprima degli allegati fotografici per procedere alla stampa. Ogni verbale alla fine delle operazioni di inserimento viene automaticamente archiviato per poter poi essere comodamente visualizzato, stampato modificato e per poter attivare le procedure conseguenti alla datazione certa. E' possibile richiamare le singole pagine dei verbali già inseriti: questo consente sia di visionare nel dettaglio le informazioni contenute, sia di inserire la data di ottemperamento delle singole non conformità-irregolarità-infrazioni, rilevate in date precedenti. Altra funzione peculiare di SE® UNICO è quella che permette la gestione delle riunioni periodiche consentendo sia una rapida e completa fase di convocazione degli interessati, con la possibilità di stampa e/o di invio in automatico, della redazione del verbale secondo distinti argomenti facilmente consultabili a posteriori.
Questa funzione permette inoltre di mantenere in memoria il confronto diretto tra le persone convocate e quelle presenti, sia per una semplice riunione, sia nel caso di riunioni formali, evidenziando così la frequenza della partecipazione o della negligenza dei singoli. Al termine dell’inserimento dei contenuti della riunione potrà essere stampato il verbale, dove nell’ultima pagina saranno indicati, in automatico, anche l’elenco dei convocati e quello dei presenti che sottoscriveranno il documento.
Per capire come possa essere approfondita la gestione delle problematiche tipiche aziendali, a titolo di esempio, ci riferiamo all’elenco delle macchine utilizzate, con i relativi scadenziari di controllo e manutenzione, come altro esempio si può riportare la scheda dei lavoratori che riporta informazioni sulla nazionalità, le mansioni i contenuti dei corsi di formazione da loro seguiti, l’elenco dei DPI forniti con indicazione esatta della tipologia, taglie, drop, ecc. delle loro scadenze, informazioni a carattere medico, lingua parlata, livello di conoscenza dell’italiano ecc., tutto questo anche nell’ottica di permettere un attento monitoraggio sulla correttezza dei compiti affidati ed eventualmente individuare i punti di criticità personale, valutando per esempio le opportunità di implementare corsi per segnalazione del pericolo, sulla comunicazione gestuale, ecc.. È poi possibile stampare o visionare un report di riepilogo di tutti i dati dei dipendenti, compresa la fotografia, tesserino e verbali di consegna, ecc., ed allo stesso tempo si evidenzia che l’operato dei lavoratori può essere anche monitorato attraverso la loro identificazione, che può essere inserito nei report dei verbali . Dalle statistiche che si riterrà più opportuno sviluppare, si potrà seguire quindi anche nel dettaglio i punti critici dell’operato del singolo lavoratore , potendo effettuare valutazioni attraverso le azioni e le non ottemperanze riscontrate.
L’utilizzo del software e l’abbandono della documentazione cartacea permetterà quindi una rapida ricerca e consultazione dei dati in ogni momento in cui se ne presenti per tutti la necessità. Anche per gli Organi di Vigilanza, dei Comitati Paritetici, l’immediatezza con la quale può essere consultato tutto il repertorio dei documenti, potrà consentire più rapide ed efficaci valutazioni ed attività di supporto al fine di migliorare la sicurezza aziendale.
Si potrà dare evidenza dei percorsi formativi prescelti e mantenuti nel sistema, potendone fornire con immediatezza i contenuti ai nuovi assunti.
Le informazioni riguardanti la presenza dei dipendenti permette di individuare in automatico, all’interno delle varie sub unità, ad esempio le squadre per il pronto soccorso; facendo forza sugli addetti formati al servizio di prevenzione e protezione potendo eventualmente implementare la rilevazione della presenza giornaliera, il gruppo per l’emergenza sarà individuato in tempo reale, senza dover attivare più complicati meccanismi.
La Gestione archivi, permette semplici e rapidi collegamenti per effettuare ricerche e consultazioni all’intero archivio delle comunicazioni, che normalmente interessano una attività: fax di convocazioni, avvisi, e-mail, ecc... ; il tutto può essere inserito specificando il numero di protocollo del documento, se è stato inviato o ricevuto, la sua data a cui si fa riferimento, il nome del destinatario / mittente, l’oggetto, il link alla comunicazione, il tipo (fax, e-mail, foto, ecc...). Ci si renderà conto dell’importanza anche di questa funzione in attività complesse, dove la mole documentale non consente una gestione e consultazione rapida dei documenti. Attraverso il software, il data base relativo alla documentazione delle comunicazioni, può essere consultato con estrema facilità dagli interessati, potendo con incisività dare seguito, verifica e riscontro ai contenuti degli stessi.
La forza del software verte, non solo sulla gestione dei dati, ma riteniamo, che l’aspetto che ha reso meritevole del riconoscimento AIAS, il metodo implementato da SecurEngineering®, sia rappresentato da questa funzione di analisi statistica dei dati; infatti, attraverso il metodo le informazioni inserite possono essere trattate per ricavare diagrammi, effettuare tutti i controlli sull’andamento dell’attività nel rispetto dei contenuti dei piani di programmazione, delle prescrizioni, dei riferimenti normativi, delle valutazioni dei rischi, ecc. che si presentano nei vari luoghi di lavoro, secondo svariate possibilità di scelta, che l’utilizzatore del metodo SE valuterà necessarie.
Con l’utilizzo del Software SE® UNICO l’azienda ha la possibilità di adottare un sistema di gestione per la Salute e la Sicurezza che le consente di attuare efficacemente, attraverso il controllo delle attività, la definizione di procedure documentate, istruzioni operative e registrazioni formali la politica della sicurezza. Nel software sono presenti due diversi metodi per la definizione del sistema di gestione per la Sicurezza, che sono riconducibili alle due fonti normative richiamate all’art. 30 del D.Lgs. 81/08, le Linee Guida UNI-INAIL e la norma BS OHSAS 18001. L’utente può quindi scegliere, a seconda delle esigenze dell’azienda, il tipo di modello di gestione più più consono da utilizzare e implementare.
La redazione di un modello di gestione è un investimento per l’impresa, ma è soprattutto uno strumento utile per definire un quadro chiaro delle responsabilità soggettive in azienda, e inoltre rendere più evidenti e verificabili i rapporti tra i rischi valutati e le misure adottate. Il modello deve, in definitiva, adempiere in maniera più consapevole agli obblighi della normativa sulla sicurezza e gestire al meglio i cambiamenti organizzativi che investono inevitabilmente l’impresa e che si riflettono ovviamente anche nelle procedure di sicurezza, nell’ottica del miglioramento continuo.
All’interno di ogni cartella, denominata a seconda della norma prescelta (Linee Guida UNI-INAIL o OHSAS 18001), si trovano in dettaglio le procedure di gestione della sicurezza, le istruzioni, i moduli operativi e il Manuale del Sistema di Gestione, molti dei quali si compilano in automatico con i riferimenti presenti nel data base.
Il metodo SecurEngineering® è stato già sperimentato sia in ambito pubblico, sia in ambito privato; la gestione della sicurezza in tutti questi contesti, senza l’ausilio di un metodo come SE®, nel tempo sarebbe risultato di particolare impegno, soprattutto a causa della quantità di dati, informazioni e documenti che necessitano sia di verifica approfondita iniziale, sia di un controllo ed aggiornamento attento e circostanziato nel tempo. Questo ultimo aspetto risulta fortemente agevolato grazie al monitoraggio e catalogazione informatica dei dati e si è rilevato sempre più indispensabile al crescere delle dimensioni dell’attività gestita, dove la documentazione che deve essere verificata, anche in modo incrociato, è estremamente numerosa e diversificata.
Il metodo SE®, risulta facilmente adattabile a specifiche necessità, in quanto concepito con una struttura flessibile e del tutto generale. Grazie a questa ultima peculiarità, SE® può essere con estrema facilità implementato, sviluppato e modellato sulle esigenze delle Aziende di qualsiasi settore. Infine la Sicuring srl presenta un grafico, che mostra l’incidenza dell’efficacia del metodo SE® sulla gestione dei dati ed informazioni di una azienda tipo e si evidenzia come dal momento in cui si viene ad applicare il metodo SE® , il livello di difficoltà di gestione si riduce.
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